Overig

Het succes van jouw vergadering

Is het aan jou om een business meeting te organiseren? Nou, je kent het gezegde. Met grote verantwoordelijkheid, komen multifunctionele ruimtes. Of nee, hoe was het nou ook alweer?

Doet er niet toe. Je snapt vast wat we bedoelen. Je moet immers een plek hebben die je naar behoren kan inrichten en waar je je thuis voelt, zodat iedere vergadering vlekkeloos verloopt. In de Tweede Kamer, de bekendste vergaderruimte van Den Haag – en zelfs heel Nederland – is hier misschien niet het meest efficiënte voorbeeld van. Ja, het is heel slim ingericht, maar de vergaderingen zijn meestal een zooitje. We willen maar zeggen dat dat hem aan de deelnemers ligt en niet aan de zaal zelf. Want jullie zijn verantwoordelijk voor het gevoel waarmee jullie de kamer waar jullie plaats zullen nemen gaan verlaten.

Heb je al een idee waar jullie elkaar willen gaan treffen? En zo ja, waar die locatie dan aan moet voldoen?

Over dat laatste hebben wij wel het een en ander te zeggen. Lees daarom snel verder!

Omgeving

Jullie resultaat is behoorlijk afhankelijk van de uitstraling van jullie omgeving. Zit je in een slecht of saai verlichte kamer met enkel kunstmatig licht die enkel somberheid inspireert? Dan ben je absoluut aan het verkeerde adres. Nee, een beetje vergaderruimte is een streling voor het oog en voor de geest. Dat klinkt nogal zweverig, maar we willen er enkel mee zeggen dat je je te allen tijde prettig en gemotiveerd dient te voelen tijdens een vergadering. Dus het liefste heb je nog een prachtig uitzicht om van te genieten ook. Zoek de zaal dan ook zeker uit op uiterlijk. Don’t judge a book by its cover gaat hier dus niet helemaal op.

Ruimte

Hoeveel mensen komen er? Zodra je weet dat er een aantal personen in een ruimte past, ben je er nog niet. Je wilt er ook zeker van zijn dat de opstelling er niet voor zorgt dat jullie teveel opeengepakt zitten.

Bereikbaarheid

Voor alle partijen geldt dat de zaal die je kiest gemakkelijk te bereiken moet zijn. Zeker wanneer die buiten de stad of plaats ligt waar jullie bedrijf gevestigd is. Met zowel eigen als openbaar vervoer dien je dus relatief eenvoudig op de plek te kunnen komen waar jullie gaan vergaderen. Dat betekent dus ook de aanwezigheid van voldoende parkeerplekken!

Faciliteiten

Audiovisuele hulpmiddelen zoals laptops, microfoons, speakers, beamers en projectieschermen kun je natuurlijk meenemen. Maar waarom dat alles sjouwen wanneer het ook gewoon aanwezig is op locatie? Doe navraag naar de mogelijkheden.

Catering

Degene die aan het woord is kan zomaar het zwijgen worden opgelegd door een zeer aanwezig gebrom. Van knorrende magen! Houd iedereen daarom tevreden door catering te laten aanrukken. Soms moet dat van buitenaf komen, dus check altijd of het niet door de locatie waar jullie afspreken geregeld kan worden.

Succes met jullie vergadering!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *